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「伝わる」資料作成のテクニック

こんにちは、メグミです。

報告書や企画書、プレゼン資料など、業務の中では様々な部分で資料作成をする機会がありますよね。
私も企画書など提案用の資料を作成する機会がありますが、口頭で説明を加えなくても要点がわかる・自分がその場にいなくても資料だけで全てを理解してもらえる「伝わる」資料を作成するにはやはり工夫が必要だと思っています。
今回はそんな資料作成において、読み手に確実に「伝わる」資料作成のポイントをいくつか簡単にまとめてみました。

文章は端的に

文章量は少なく、伝えたいポイントを端的に。

シンプルですが非常に効果的な部分です。
限られた用紙サイズの中で、できるだけ多くの情報を詰め込みたい!というのが本音ではありますが、読む側の立場になると、文章量の多い資料ほど見にくいものはありません。


特に企画書やプレゼン資料においては長文の説明文では要点が伝わりにくいのが現実です。
小さな文字でびっしりと文章が詰められている状態だと、パッと見た時にどこが重要なポイントなのか・どこに注目してほしいのかがわかりません。
なのでできる限り簡潔に、伝えたいことをわかりやすい一文で表現するのがいいですね。

時には文章量が必要なケースもあるとは思いますが、基本的には文章は短く区切っていくのがポイントです。

余分なものは入れず、必要なものだけを「簡潔」に明文化する。

文章が短いからこそ、その一文でどれだけ訴求力のある表現ができるかが勝負ですね。
単刀直入に、言い切りの形でスパッと表現できるのが理想です。
と書いているものの、私もこの部分の表現力に関してまだまだ勉強の身です。シンプルに訴求力のある形で言い切るのは案外難しいです。

1番のポイントは極端に強調

資料の中での大事なポイント・これは必ず伝えたいという内容はしっかりと強調します。
初めて資料を目にした人にも「あ、ここが大事なんだな」という点をしっかり伝えなくてはいけませんよね。

私の場合、大事なポイントには

・マーカー風にアンダーラインを引く
・文字サイズを極端に大きくして太文字にする
・太文字且つ赤色を使う

など、視覚的に目立たせる工夫をしています。
大事な部分とそうでない部分でメリハリをしっかりつけることが大事だと考えているので、強調したい部分はこれでもかというぐらい強調します。

なのでアンダーラインを引く時もビビッドな色を使うのがいいですね。
中でも特に、蛍光ペンを想起させるような黄色は差し色としても効果的です。

「黄色×白」、「黄色×黒」はどちらも視認性が良いので、黄色(メイン)・黒(文字色)、そこに赤色を加えた3色をバランスよく使っていくと、強調したい部分とそうでない部分にメリハリがついた見やすい資料ができると思います。

色を使う時は「ここがポイント!」というところにのみ絞って使うのが効果的で、一つの資料につき、3色程度に抑えるのが良いとされています。
「カラフルだから良い」なんてことは決してありません。逆に色数が多いと、視覚的にもゴチャゴチャするので読むのに疲れてしまいます。
色の組み合わせによっては、内容を見る前から読むのを嫌がられるというケースも十分にあり得るので注意が必要です。
大事な部分を的確に伝えるためには、必要以上に色を使いすぎない方がいいですね。

できる限りビジュアルで見せる

資料の内容ができるだけわかりやすいように、文字だけでなくイラストやアイコンを用いることもポイントの一つです。

「文章量を少なく」という部分に当てはまることですが、いくつかの要素がある時は図を用いたり、イラストやアイコンを用いることでよりわかりやすく表現できます。(もちろん写真もOKです)


説明する要素が多い場合、文章で説明するとどうしても文章量が膨らんでしまいますし、あまりにも長々しい場合は文章を目で追っていても内容が頭に残りにくいです。
数字の変化(売上推移など)はグラフや図で、いくつかの項目がある時はイラストやアイコンで。
文章を省ける部分はビジュアルで見える化し、よりわかりやすい資料にしたいですね。

最後まで「見る人目線」を忘れずに

①わかりやすく簡潔な文章で表現
②一番伝えたいポイントはわかりやすく強調
③図やアイコンを効果的に使って見やすく

今回の投稿でご説明したのは以上の3点でした。
もちろん資料の内容や提案の仕方によって見せ方は適宜変えていかなければいけませんが、「わかりやすい」「伝わりやすい」資料を作るという点においては、どんな資料にも通ずるポイントなのではないでしょうか。

その場に自分がいなくても、その資料だけで相手に全てを伝えられるようにしなくてはいけません。

初めて見る人が説明なしでも理解できるかどうか。
すごく難しいことですが、私も誰が見ても「わかりやすい!」となる資料を作れるようになりたいですね。

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