会議が終わったあと、議事録をまとめる30分。
小さな時間に見えて、週に何度も積み重なる「隠れ残業」です。
実はこの作業、いまAIに任せやすい仕事の筆頭になっています。
今日はその手順と、うまくいくコツをお伝えします。
人がやるのは「録る」と「確認」だけ
流れはシンプルです。
会議を録音し、AIが文字起こしをして、要点を整理する。
決定事項・宿題・期限が、毎回同じ形の箇条書きになって出てきます。
人がやるのは、最初に録音ボタンを押すことと、最後に内容を確認することだけです。
メモを取りながら会議に出る必要が、そもそもなくなります。
効果は「時間の節約」だけではありません
まず、会議のたびの30分が数分の確認に変わります。
ただ、実際に導入した現場でよく聞くのは、時間よりも質の変化です。
決定事項が毎回同じ形で残るので、「言った・言わない」の食い違いが消えます。
その日のうちに全員へ共有できるので、次の行動への動き出しが速くなります。
うまくいくコツは2つ
一つ目は、要約の「型」を最初に決めておくことです。
決定事項・宿題・担当・期限。
この並びを固定しておくと、どの会議の議事録も同じ目線で読めるようになります。
二つ目は、社外の話題や個人情報を含む会議では、扱いのルールを先に決めておくことです。
録音してよい会議とそうでない会議の線引きを、社内で共有しておきましょう。
会議の型づくりから、伴走します
私たちが提供している企業向けAIエージェント「FIRST INTELLIGENCE」では、議事録の型づくりから、共有の流れまで含めて一緒に設計します。
御社の会議のやり方に合わせて、約1週間で現場になじむところまで伴走します。
「まず議事録から」は、AI導入の入り口として一番おすすめしやすい選択です。
FIRST INTELLIGENCE の導入や、自社の業務にどう活かせるかのご相談は、こちらから承っています。
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