中小企業の管理職は、1日のかなりの時間をメールに使っています。
読む、仕分ける、返す、催促する。
一つひとつは数分でも、積み重なれば毎日1〜2時間。
今日は、この「静かに1日を奪う仕事」を半分にする方法をお伝えします。
メール仕事の大半は「型のある仕事」
受信箱を見返してみてください。
料金や納期への質問、日程の調整、お礼、催促、確認。
実は大半が、過去に似たやりとりをした「型のある仕事」ではないでしょうか。
型があるということは、AIが下書きを作れるということです。
ゼロから文面を考える時間を、確認とひと言に置き換える。
これがメール半減の基本原理です。
朝いちばんの受信箱を「下書きつき」にする
理想の状態はこうです。
朝、受信箱を開くと、届いたメールが「すぐ返すべきもの」「読むだけでよいもの」「後回しでよいもの」に仕分けられている。
返すべきものには、すでに返信案が付いている。
人の仕事は、内容を確かめ、相手に合わせたひと言を添えて送ることだけ。
この流れができると、メールに「追われる」感覚が消えていきます。
最初に任せるべき3つの型
始めどころは3つです。
一つ、よくある質問への返信。
二つ、お礼と催促の定型文。
特に催促は、角を立てずに書こうとして時間を食う代表格です。
三つ、長いやりとりの要約。
往復10通のスレッドに途中から入るときも、要点3行で追いつけます。
御社のメールの「型」を覚えさせます
私たちが提供している企業向けAIエージェント「FIRST INTELLIGENCE」は、御社の過去のメールから言葉づかいと型を整えるところから始めます。
取引先に出しても恥ずかしくない文面を、御社の声で。
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